2018年12月1日

伍世棠 經管錦言

雲端名片及人脈管理

所謂「識人好過識字」，但多數大學課程只教授怎樣處理公司與客戶的關係，即CRM（客戶關係管理），卻較少講及怎樣管理好人際關係。不如先從初次見面時交換名片着手，探討人脈管理的基本要點。

每次出席聚會總會收到一堆名片，你會怎樣處理？用名片盒收藏好，還是隨便放入公司的抽屜內？多年前投身社會，慢慢收到愈來愈多不同行業的名片，有些跟工作有直接關係，有些則來自好朋友。最初購買了一部名片掃描器，把幾百張名片上的資料放入電腦，但使用率不高。

後來有了智能電話，就用一個免費流動應用程式「Camcard」把每天收到的名片用手機拍下來，程式就會以OCR自動辨識文字，把資料放進雲端資料庫。我亦會把當天的交流過程和對話內容以簡單文字記錄下來，並將卡片的圖像存檔。

有人說這個步驟很麻煩及費時，雖然我沒秘書幫助，但用一兩分鐘處理一個聯絡人資料是值得的。這種時間投資亦是對名片上聯絡人的尊重。當操作熟練後，於回家路上已可把聚會中收到的所有名片資料儲存好。

有些人還喜歡用名片盒按英文名字母順序排列，這方法雖較簡單，但不能加入備註，也難以隨時找到聯絡人資料，當名片太多，管理會更困難。若要在數千張名片內找出某一公司可能花上幾分鐘。相反，雲端名片庫除了容量幾乎無限大，還可連結行事曆及追蹤發出的電郵，加上只要輸入關鍵字就可搜尋到目標名片，秒速找出誰人從事科技行業或在中環上班；同時為怕電腦當機後資料會遺失，也可請秘書開一個特別賬戶，利用上述程式代為掃描名片，十分方便。

初見面的加減法心態

有完善的聯絡人資料庫是第一步，怎樣運用得來的資料才是重點。大部分人不會跟進在聚會上初次認識的人，如果見面一次後就不再見的話，為何要浪費時間管理名片？這是認識一個人時所抱着的心態問題，如果你心中帶着一張目標清單去聚會，按現時需要認識什麼行業的人來選擇接觸，或只找跟你價值觀相同者，當遇到的人物不符合條件就在清單刪除的話，別人只會覺得你功利，在初次對話中築起城牆。結果是更難認識需要的人，這是「減法心態」產生的問題。

然而，如你心中帶的是一張白紙，就算遇到價值觀有別者，仍希望在新認識的人身上學習，或不帶偏見及既有觀念地聽別人分享心態，這也是個得着。

也許不應期望每一位新認識的朋友能立刻助你飛黃騰達，但總不知道將來在什麼機會下，需要他們的適時意見，到時當你打開聯絡人資料庫就能快速地找到幫助，這就是「加法心態」的好處。交換名片不是為了過去和現在，而是為了未來，上面印的不只是聯絡方式，亦是一個發展渠道，機會是留給有準備的人。

由參與者成為帶領人

大部分朋友都在手機上安裝多個社交程式，日子久了，與愈來愈多的新增好友都沒有對話，每日亦浪費很多時間閱讀群發訊息，甚至錯過了別的重要資訊。結果，多聯絡人就是好嗎？工作久了，慢慢發現自己在不同的圈子進出，有些朋友活躍了一兩年後就因活動發起人減少組織聚會，淪為廣告發布器。只有校友會、商會及10人以下的要好朋友群仍存續。跟一眾經常出席社交場合的人一樣，往往處於入群與退群之間，漸漸覺得累了。

能突破這困局的其中一個方法是反客為主，成立一個屬於自己的群組，把朋友按不同興趣及背景分類拉入群，再定時組織活動，例如地區性午餐會、興趣酒會及行業研討會等。

雖然做群組的發起人較當參與者疲累，但收穫一定比純參與為多。一眾志同道合者會在群內得到安全感，大家更願意交流意見及互相幫助，對個人及事業發展也有好處。

人脈管理是一門包含心理學及一場又一場對耐性的考驗，由初次握手交換名片到建群延續關係，每一步也會影響自己建立的個人形象品牌。但每個人的性格不一樣，遇到同一件事也有不同反應，我們應從關係破裂中汲取教訓，在每名遇到的人身上學習關係管理。

作者為香港科技大學工商管理碩士校友會會員

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