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2019年8月8日
生活日常，我們每分每秒都在回覆電郵。最惱人者，是寄信者總是「抄送」很多人。為了方便，大部分人可能習慣「全部回覆」，結果，我們收到一大堆同一內容的電郵。事實上，有些回覆是由於收件人沒有意識他們慣性點擊的後果。但更多數情況是，由於該人沒有刻意處理回覆。尤其對於電郵群組中的其他人來說，這行徑的確很煩擾。到底是回覆寄件者一個人，還是回覆所有人會比較好？
我和一些同事均認為，在以下情況下不要回覆所有人。首先，如果有回覆的訊息很簡單，例如「謝謝」或者「我也是」之類，根本不需要發送給其他所有收件人。其次，是只有發件人才真正需要了解你對該消息的感受，而不是該組中的其他所有人。只有發件人需要知道你的回覆。對於發件人和其他某些收件人有關時，我會手動添加或刪除其他收件人。例如，收到一封電子郵件，詢問自己是否願意本周末參加某人退休派對。在這種情況下，通常不適合向其他人發送回覆。假設它被發送給30個人，我沒必要解釋說不能去的原因，是要加班工作。這訊息與發件人有關，但可能與邀請的其他所有人無關，弄不好可能令別有用心者，以為你故意賣弄勤奮，而輕視其他周末放假的人。至於全部回覆，應僅針對特殊情況。例如，以電郵商議決策，代替真正面談的戰略會議時，必須巨細無遺回應，讓群組中的每個人參與互動，交換意見。只有在需要向群組中的每個收件人發送相同的消息時才使用。
我們要明白，無論在工作場所還是在社交場合，使用適當的電子郵件禮儀，謹慎使用Reply All，非常重要。
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