選擇外判服務商元素

相信大家都不會對「外判服務」這四個字陌生，例如外判消毒洗手間、外判街道清潔、外判員工飯堂、外判存倉及送貨等，很多的業務運作，企業都不選擇自己聘用員工處理公司內部運作，而選擇外判服務。為何老闆會作這個安排？而選擇外判服務時又有什麼要注意呢？

外判服務雖然和我們每一天的工作和生活都息息相關，但從來沒有書本教過我們什麼是外判服務，直至多年前我在香港科技大學就讀資訊科技碩士的時候，Professor Ted就開始有系統地教授外判服務這一門知識，的確令我對外判服務的認識更上一層樓。從那一課堂開始，我在工作的公司加入外判服務的元素，令我們現在能成功接下香港很多大客戶的外判服務生意，亦帶領同事由一個硬件設備供應商（影印機及打印機）變身成為多元化的外判服務供應商。中國人說：「吾日三省吾身」，這是個人層面；而企業層面就要有另外的「三省」（節省的省）。我們公司的宗旨就是利用科技去改善客人的整個工作流程，繼而做到「三省」的效果：省時、省錢、省力（心力和精神）。這就是企業需要的「三省」。

節省金錢及管理時間

企業選擇外判服務不外乎以下的原因：

‧節省金錢︰利用外判商的資源共享，降低成本，從而享受差不多或甚至更好的效果。其中一個好的例子就是客戶服務熱線，如果老闆要求員工星期一至星期天、朝九晚十接聽客戶服務熱線，即使老闆願意付出額外工資，亦相信沒有員工願意接受這工作。而外判服務就可用經濟價錢去補足這一個企業運作上的難題。

‧節省管理時間：例如我們公司現在承接的外判服務，有些客人的業務運作是過百員工的。試想想，管理層要花多少時間去處理每日林林總總過百位同事所產生的問題呢？老闆外判業務運作之後，就可集中精力做好發展業務的工作，何樂而不為？

‧可加可減機制︰外判服務的另外一個好處，就是人手和業務運作規模都可隨着業務和經濟情況改變而調節，一個可加可減的機制令企業運作和支出都更加靈活。

堅持「買走煩惱」承諾

選擇外判商的要素如下︰

‧外判商的科技應用能力︰外判商能否利用科技幫助你的企業改善公司現有的工作流程？一些外判商只是利用人力取代人力，長遠來說，並沒有為企業提高市場競爭力和節省人力成本。久而久之，當你依賴外判商後，你的成本必定會持續上漲。而懂得應用科技的外判商，就可慢慢地把需要的人手數量減少，以香港的工資水平來說，這一點絕對是重要的。

‧外判商的實力和承擔：之前有很多客戶都有使用外判商的經驗，他們最後都轉了過來光顧我們公司，其中一個最重要的原因就是我們的實力和承擔。有很多外判服務公司並沒有足夠人手調動，當他們做不到客人的指定要求時，就會諸多解釋和推搪，希望客人諒解他們在運作上的困難。但在我的管理哲學而言，客人付出金錢就是想買走煩惱，如果我們公司沒有這個「買走煩惱」的承諾，又怎可無愧地收取客人的費用呢？幾年前，曾經有一次我們的外判服務出現人手短缺問題，我就二話不說指令公司的員工去填補職位空缺，直至問題解決，這就是作為外判商對客戶的服務承諾。

雖然外判服務好處多，但選擇一個好的外判服務商更為重要，否則可能最後變成「貼錢買難受」。

作者為柯尼卡美能達商業系統（香港）有限公司董事長

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（編者按：葉卓雄最新著作《我要做MD──一個管理人的實戰經驗》現已發售）

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