2020年3月30日
中型至大型公司的員工一般每年都要做績效評估(Performance Appraisal)。根據網上資料MBA智庫的定義,員工考核績效評估是一種正式的員工評估制度,它通過系統的方法、原理來評定和測量員工在職務上的工作行為和工作成果。
績效評估是企業管理者與員工之間的一項管理溝通活動。績效評估的結果可以直接影響到薪酬調整、獎金發放及職務升降等諸多員工的切身利益。
香港部分公司一年會做兩次績效評估,分別是半年結和全年結,有些公司只做全年結。作為上司會為下屬打分,作為下屬的亦會為自己打分。績效評估主要有兩個目的:
1. 為上司和下屬創造一個面對面直接溝通和總結過去表現的機會;
2. 打一個分數給同事,好讓人事部在分派花紅時有根有據。
不幸的是,上司和下屬所打的分數有時成為了爭執起點。我見過不少例子,下屬反問上司,為什麼我這麼低分?上司此時此刻的答案當然不會滿足到同事的期望,結果雙方關係破裂,最後可能不歡而散。
定期會面直接溝通
要解決以上問題,絕不能夠在績效評估時才去處理,因為上司和下屬在那時都只會各執一詞,並沒有達成共識的可能性。因此,我建議大家在平常的日子裏做好以下的事情才能避免這種爭拗:
大家嘗試想像以下情景,下屬和上司之間的關係有如火車和路軌,下屬像火車不斷向前行駛,而上司則是隱形的路軌,上司叫下屬往某方向走,起初下屬順利地朝着那方向前進,但若果上司期間沒有和下屬檢視他走的方向,下屬可能不自覺地走偏了,往錯的方向走,到了績效評估的時候,上司自然不滿,下屬亦覺自己沒有錯,這是十分普遍的管理問題。
最簡單和有效的解決方法,就是每一至兩星期跟下屬有一個直接溝通的時間,30至60分鐘不等,了解下屬的工作進度及情況,確認下屬所做的事情是否依然朝着正確方向前進,若下屬遇到什麼問題,上司應盡量提供解決方案。
做上司有時的確很困難,遇到一些自尊心比較強的下屬,有時就算他做得不夠好,上司並不敢直斥其非。在畏首畏尾的情況下,就令下屬以為自己做事滿分,到績效評估時,卻發現上司只給了70分,這30分的落差令下屬產生挫敗感,或認為上司對他不公平。
給下屬分享失敗經驗
要避免以上事情發生,上司要鼓起勇氣,在平常的日子裏,找下屬喝杯咖啡,在一對一的情景下,告訴下屬的不足之處,令下屬慢慢地接受自己需要強化的地方。
這一個過程,別妄想做一次便會成功,因為自尊心較強的同事,他們要不斷反覆及慢慢地接受自己的不足,才能重新出發並加以改善。
要令下屬明白天下間是沒有完美的人,包括他面前的上司也絕對不是完美的。所以上司要和下屬有良好的溝通,上司首先要學習承認和接受自己的不足,把自己過往失敗和做錯的事情分享給下屬,這不單能令下屬感覺到你的善意,還可以在短時間內和下屬產生共鳴和認同感。在這個平等的基礎下,上司和下屬的溝通質素自然會提升,下屬願意改變自己的機會亦會大大提高。
一年做一兩次的績效評估,這做法我一向不太認同,並覺得對公司和同事沒有很大的貢獻和用處。但大家理性上都明白,有時我們是迫於無奈地跟從公司的規矩和程式 (Formalities),但我們作為優質的管理人,可以用以上的方法填補績效評估的不足,令下屬和自己工作得更加開心愉快。
作者為柯尼卡美能達商業系統(香港)有限公司董事長
(編者按:葉卓雄最新著作《我要做MD──一個管理人的實戰經驗》現已發售)
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