2019年2月16日
向來都很崇拜把簡報做得好的人,無論是簡報本身那份PowerPoint,抑或是進行簡報的演說人,在相互的優良配合下,可以得出天衣無縫的效果,確實是不簡單的一件事。我很喜歡看別人做簡報,好的與差的都喜歡,因為正所謂好嘅要晒,差嘅收埋,吸取別人的做法是提升自己技術的良方。小妹自小亦有不少做簡報的經驗,雖然經常擔當的都是Presenter的角色,而落手處理文件則假手於人,但由於構思方面通常都是本人負責,所以在指指點點大大聲方面,未算得上是爐火純青,但也有幾分心得可以與大家共享。
有條有理
在構思整個簡報時,要精準地把握整件事的要點,把簡報文件的分序整理得有條有理,而且千萬要懂得篩選內容,要知道把海量的資料濃縮至一個簡報內,是很費工夫的,而且要捨得拋棄某些未算是過於動心的元素,簡報時間應盡量控制在20分鐘內,過於冗長是不得要領的,要知道有機構統計過人的專注時間頂多就只有15分鐘,過長的話,只會變成催眠曲。當然,要是需要做一些無料的簡報,則把以上所列要點變作相反便可,再運用自己的想像力擴充內容,不過時間亦須控制。
要知道每個要點內的亮點,透過一些賦有吸引力的圖像、聲音及動態效果,讓人得知某個數字或某段文字是值得注意的,不過,需要控制得適中,過多則會令人眼花繚亂,要掌握何謂Less is more。在數字處理方面,千萬不要把一些不常用的單位作普通表述,最好是以一些日常生活接觸到的事物作個比喻,例如在描述龐大的水量單位時,要是單單只用X萬公升來表達的話,大家可能還是對此數字毫無概念,摸不着頭腦,但若然加上足以填滿X個泳池的方式來演繹,或許大家就會有共鳴感。要是可以的話,更要加添一些同類型的比較,讓人了解到自己所帶出的事情有多麼突出,這也是讓觀眾更確切地感受到那個重量級的描述。
在圖文應用方面,外國人通常偏向圖多字小,中國人則相反。不過,朝着內地有不少海歸派從事的專業及時移世易,較有國際視野的內地人士或企業也投向圖多字少派系,所沿用的字型及設計也愈趨時尚摩登,相信這也是大家所歡迎的做法。若果情況許可,最好加插一條短視頻,轉換一下現場氣氛,提振大家的精神。
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