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2021年5月13日
當我與其他高級行政人員交談時，他們多數會說很忙，並很奇怪我為什麼可以一邊工作、一邊讀書。他們以為我是天才，我當然不是，在中學時做過智商測試，只是一個普通人，我與所有人一樣，每天都只得24小時，我還要睡足8小時，睡眠不夠會反應遲鈍。我也有看名人傳記，說他們每天睡眠時間比常人少，我覺得如果沒有充足睡眠，我寧可做一個十分普通的人算了，名人的時間管理對我不太適用，以下是對我有用，可能也對你也有些參考價值。
首先，我們每天都有很多事情要處理，做什麼，不做什麼；先做什麼，後做什麼。如果有兩位同事（A與B）等你交報告，給A的要用3天，給B的要用1天，那麼我是先做A的還是B的呢？
先A後B，A要等3天，B要等4天（3天+1天），總共是7天。
先B後A，B只要等1天，A則要等4天（1天+3天），總共是5天。
我一樣是工作4天，給A是3天，給B是1天，先B後A的好處是B會覺得我是十分有效率，A也會覺得我做事快，畢竟4天或3天對A都是數天。
以同事角度思考
我做事情是用以上的方法管理時間，跟市面上一些方法不同，我是以同事的角度去思考，而不是單憑對我的重要性或緊急程度。我曾看過一些書，如Steven Covey的Seven Habits of Highly Effective people，中文書名是《與成功有約》，他建議是先做重要及緊急的（Important, Urgent），之後是重要但非緊急的（Important, Not Urgent），最後才做不重要及緊急的（Not Important, Urgent），至於不重要及不緊急的（ Not Important, Not Urgent）不一定要做，因為過了一段時間後，事情的背景可能不一樣了，可以不做。以上的方法是由自己的角度出發，對個人重要的，對他人不一定重要，如果我只做對自己最重要的事情，其他的就拖延，其他同事就會十分焦急，對我的印象就會愈來愈差。反之，他們就會覺得我十分高效，能者多勞，未來也會更信任我，知道我會不負所託。
我用了以上的方法後，效果及效率都不錯，所以當有同事問我最近忙嗎？我的回答是「還可以」，我不會說忙，因為同事可能有新的想法，說不定是十分重要的，對他及我都有好處呢；如果我說忙，我可能會令到同事去另找高人了。如果他約我吃午餐，但我中午沒有時間，我會反建議一起下午茶或晚餐。
抽空不斷學習
其實，我們天天都要吃晚餐，最容易安排時間去跟舊同事及朋友相聚就是一起吃晚餐，大家想想各位是如何拍拖及約會的，讀書忙嗎？工作忙嗎？只要是對你和男或女朋友是重要的，一定會有時間的。有了孩子後，子女要和你一起玩，你忙嗎？不少父母是等孩子晚上睡覺後才打開公司電腦工作。讀書重要嗎？世界變化很快，不斷學習十分重要。
作者為香港中文大學商學院市場學專業應用副教授、EMBA課程主任
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