組織校友會的藝術

香港科技大學MBA校友會，慣例於每年2月選出新一屆的委員會委員，筆者通過眾委員投票支持，有幸第二年成為主席。這是個很有趣的體驗，希望在此分享一些組織校友會的點滴。

場租貴選共享空間

本會的主要收入來自每位入會者800港元一次性終身會費，以每年約有200名科大MBA及EMBA畢業生計算，最多可收取十多萬元的會費。但實際上每年能向學生宣傳本會的次數不多，導致很多希望能通過本校友會拓展人脈的學生，不知道可申請成為學生會員。

有部分畢業生亦因之後離開香港而沒入會。所以每年平均只有約幾十位新會員，扣除網上交易收費後，總收入只有約二三萬元。而校友會每年舉辦約十多個活動，如果要達致整體收支平衡，每個活動只能最多淨支出約3000元！

一些位於中上環的演講廳一小時租賃費用已要大約5000元，舉例一個3小時的演講活動，場地費用、食物、布置、宣傳、攝影師等開支輕易超過3萬。活動所收報名費都不夠用來租場。幸好近年出現共享工作空間，提供較便宜的地方，其租戶大多只於白天上班時間使用設施，晚上較淡靜時，可把會堂和公共空間租予團體以增收入並減少浪費資源。因此，在資金運用及選擇場地得宜的情況下，有些活動可免費供會員參加。

參與活動者的考慮

經濟學的第二堂課是供求關係，價錢愈低需求愈大。當一件產品是免費時，按道理需求應是無限大。事實上，免費活動的需求往往不如想像般大，原因在經濟學的首堂課也有教，就是機會成本。香港團體百花齊放，活動又多，在活動綜合宣傳網站上，免費節目多的是。

另晚上的休息、跟家人及朋友相處的時間亦很寶貴。組織活動沒有了定價這個最大問題後，活動編排及宣傳手法就是成功關鍵。參加者選擇時除注重演講者或活動主題外，參加者群組本身的質素也會影響出席人數。

讀MBA其中一個目的是認識夥伴和增加人脈，本會活動的部分參加者，多希望於活動前後或休息時段，認識新朋友，交換卡片，以拓展自己的商業夥伴和找合作機會，所以本會的活動通常都會預留較長的參加者互動時段。作為組織者更要在宣傳渠道上配合，讓出席人士有一定質素。

至於宣傳活動方面，通過我們的Facebook專頁及電郵而報名參加者比例不多，我們很用心設計精美單張及宣傳語句，但很多人還是沒留意到。就算是在WhatsApp群組內宣傳，反應都未如理想。最有效的宣傳手法，反而是最原始的單對單向朋友發出活動邀請，因大部分人都希望出席活動時有認識的人。雖然這樣所花的時間和力氣較多，但經數次活動後，漸漸就會找到一些能爽快回應的朋友，毋須花言巧語，只消數句基本資料就會答應報名。以自己的人脈來宣傳，可能比設計宣傳品花更少時間，效用亦較大。然而，不應等到活動的報名人數不足，才去找朋友填補剩餘位置，相反，應盡早向核心朋友宣傳，口耳相傳的方法會令報名情況以幾何級提升。

加強行政系統管理

行政方面，去年加強了3個部分，包括編寫明確的組織指引、訂立計劃書模版及設置雲端共享文件夾。雖然很多企業都視這些為基本營運手段，但像校友會這類組織，往往由義工組成，大家都要用私人時間處理大量文書工作，有時難免有資料缺失。雖然採用較專業的組織管理系統，會令原本簡單而有趣味的活動，添上較多商業元素和嚴肅感，但若能方便現屆和將來的組織者，從而改善校友會辦活動的能力，以免再犯同樣的錯誤，也是值得的。

我希望本校友會於2019年舉辦更多不同類型活動，加強校友間的聯繫，以及能做更多回饋社會的公益事務！

作者為香港科技大學工商管理碩士校友會會員