時間管理之斷捨離

剛從台灣公幹回港，我發現台灣的書報攤有很多管理雜誌，相對香港的書報攤大部分都是售賣八卦雜誌，感覺台灣的文化氣息和香港十分不同。台灣的管理雜誌琳琅滿目，而且標題都十分突出和吸引，於是我一口氣就買了一大堆管理雜誌回港閱讀。

其中一本由大樂文化出版的管理雜誌《優People》，它的標題為《每天多出三小時的時間管理法》，我相信這標題對於香港忙碌的管理層來說是相當吸引。文中有一段文字提及：「你是不是常常一早到了辦公室，打開電腦就開始回email，回電話，開會，訂午餐，印文件……忙完這些事情，一轉眼又到了下班時間，才發現最重要的企劃案還沒做，只好加班趕進度。像這樣忙忙碌碌的一天，忙得沒時間思考，分不清楚事情的輕重緩急，最後只會把自己的生活搞得一團亂。」

簡化思緒與工作狀況

以上這段文字，應該反映了香港不少白領一族每天的工作情況，要克服及改善這種情況，我們必須要學習工作上的斷捨離。在過去，我們希望學習時間管理就是覺得自己時間不夠用，有很多想做的事情不夠時間去做，所以希望透過學習時間管理，把更多的工作加到自己的行事曆裏面，但這個觀點可能是錯的。

其實時間管理的精要是要按照個人喜好來安排工作、家庭、社交、學習與休息的時間，這才是時間管理的目的。透過管理時間的過程，也能幫助清理及簡化我們的思緒與工作狀況，找出佔滿時間的關鍵點並解決它，所以我們要學習工作上的斷捨離，才不會被時間追着跑。

在這本雜誌中，提出了很多不同的方法去做好時間管理，而我從眾多的要點中抽選出兩個和大家分享。

一、80%的時間，先花在20%重要的事

80/20法則指出，80%的成果來自於20%的精力與時間，換言之，只要用心找出關鍵的20%，並努力把它做到最好，就能發揮出80%的功效。尤其是當高管及經理的朋友，我們要花多些時間在思考和策劃上，把事情想得通透，再讓下屬們去執行，才容易獲得成果及預期的目標和效果。

二、2萬美元的四個小習慣

伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯舒瓦普向公共關係之父艾維李請教如何提升工作效率，他收了查理斯2萬美元的學費，就寄了一封信給他，內容有以下四點：（1）睡覺之前先想想明天需要處理的事；（2）選出最重要的6項工作並寫在紙上；（3）第二天將這張備忘錄放在西裝口袋裏帶進公司；（4）在公司依照備忘錄上所寫的順序把工作完成。

查理斯照着信上的方法去做，做完最重要的6件事，就等於完成了當天的任務，至於其他不重要或可有可無的工作，應該把它們當小事輕鬆做，簡單做，有空才做，甚至是想辦法去除不做，這樣就可以增加工作效率。

用減法管理時間

不管你是老闆、高管、經理或前線員工，每人每天都有86400秒，人人平等，要怎樣運用每一秒是一門學問。我很欣賞雜誌中的一句說話，「時間管理是減法，不是加法」，希望讀者慢慢細嚼。

作者為柯尼卡美能達商業系統（香港）有限公司董事長

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