2021年8月12日
在日常生活,家人、同事、朋友等很多人都說自己沒有時間,個個都說自己很忙。每人一天都只有24小時,怎麼好好用時間呢?以下是我自己的做法,供大家參考。
用電腦溝通
現在不用電腦是很難在工作上與其他人溝通了,我約在15歲時,姊姊學打英文,我也跟着學,學了3個月後,我打字的速度愈來愈快,也十分喜歡打字的感覺。有人喜歡彈琴、玩樂器,我則十分喜歡打字,聽到鍵盤的聲音及感到十隻手指快速地在鍵盤上遊走,思想馬上十分澎湃,我今天打字差不多是打遍天下無敵手了!因為學習及工作一直都是以英文為主,所以我從沒學過如何打中文字,中文輸入法有多種,我可能想多了,希望只要學一種,又或者等科技進步之後,不用學中文輸入法。今天我的中文輸入法是「語音」 輸入法,之前則是「手寫」輸入法。
處理電郵或其他即時通訊
我的習慣是看了後,立即決定要做什麼,只有以下四種情況:馬上做(Do it now)、遲些做(Do it later)、有效授權(Delegate)、不用做(Don’t do it)。
馬上做(Do it now):如果電郵是重要及緊急的,當然要馬上做。我每天也會在處理一項工作後,用約10分鐘一次過處理新的電郵,把電郵分類。不同的電郵系統都可以讓我們創立檔案夾(folder),於是我就創立了不少檔案夾,看了一個電郵後,如果處理了,馬上歸檔。這樣做的好處就是當電郵愈來愈多、資料愈來愈豐富,未來處理事情的時候,可隨時找回以前的電郵去回答同事的問題。將電郵歸檔這習慣我一直持之以恒,在某一公司,我的習慣是保留7年以內的電郵,曾經有另一公司與我公司爭論,結果我找回之前的電郵,證明公司是對的。
遲些做(Do it later)
有些電郵是要我處理的,但因我正在開會,或要處理其他電郵,所以這些電郵只好是遲些做,但一定要自己做,不能馬上轉交其他同事處理。
有效授權(Delegate)
好的領導人(leader)是會找「對」的同事去做「對」的事情,第一次就做好(Have the Right person to do the Right thing Right the first time),我是用人不疑、疑人不用,有時候要給同事方向及指引,當然我們將工作交給同事做,結果可能不如理想,遇到這情況,我會承擔責任,而不會指摘同事,因為我只授權(delegate authority),但不會推卸責任(Will not delegate responsibility)。
不用做(Don’t do it)
可以做的事情有很多,關鍵是只做非你不可的事情。所以我不煮食,因為我的興趣不大,事實上外出用餐也十分方便。我也不會成為女兒的幼稚園、小學、中學的補習老師,雖然他們所學的我都懂,但是我決定聘請比我更專業的老師去教女兒,在今年暑假,我的女兒繼續學習數學,她的補習老師在日間共教授了20小時,而我則與女兒在晚上一起做了幾題有趣的數學題,女兒補習時,則是我上班時。
時間管理.二
作者為香港中文大學商學院市場學專業應用副教授、EMBA課程主任。
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