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2020年4月18日

廖世浩 經管錦言

遙距工作挑戰與機遇

早前「行山銀行」事件一度鬧得熱烘烘,成為大家茶餘飯後的話題。新冠肺炎疫潮下,企業推行員工「在家工作」(Working from Home,簡稱WFH)安排,一班管理培訓生卻相約在工作時段遠足,並將照片放上社交平台分享,吸引了不少關注。所謂家有家規,大銀行對外要考慮公司形象,對內又要平衡各方員工士氣,傳聞中的低調處理是一個合理的應對,筆者亦為年輕當事人被警告處分深感可惜。

管理要有清晰遠象

根據美國勞工統計局數字,原來在疫情爆發之前,美國只有7%就業人口擁有彈性地點上班的待遇。公司給予員工遙距工作的靈活性,可以作為一種員工福利或是超時工作補償。僱員可以自由調配時間,例如照顧有需要的小孩和長者,平衡忙碌的工作生活。

事實上,我和身邊不少朋友都需要在放工時段與外國開視像會議,加上科技便利,桌上電腦早已轉換成方便攜帶的筆記本型電腦,不論假期與否,都習以為常以手機回覆電郵或使用團隊聊天、共同作業軟件。這樣看來,上班和下班的分野本來就非常模糊。不過,由於近來連串示威抗爭和疫情傳染,令許多公司啟動應變措施,容許(甚至要求)更多員工加入「在家工作」、「遙距工作」行列。在經濟學上,僱主和員工之間隱含契約與上述安排的不同之處,在於其用意是為了確保員工安全和業務能夠得以持續運作。

隨着遙距工作文化漸趨成熟,管理人的關注會從出勤率(presence)轉移至生產力(productivity),不過要有效地遙距管理生產力卻非易事。公司不僅要有清晰遠象下達不同部門,各團隊組織亦要有清晰目標,仔細分工和緊密合作,領導者還需要信任下屬,更大程度放手交託工作。對於合作隊員來說,彈性的工作環境與時間亦帶來一定挑戰,除了時間管理和專注能力,獨立執行工作的主動態度也是不可或缺的。

一對一視頻會議振士氣

長期在家工作需要建立一套屬於自己的上班模式,最好要自覺地保持一定紀律,如正常上班般梳洗更衣,提醒自己不要過分陶醉於獨立工作空間,變成真正的「閉門造車」。香港家庭空間一般比較細小,可能需要與家人訂立不受騷擾的時段和規則。筆者發現,長時間在家工作跟以往的彈性四加一模式(即四天在辦公室,一天在家辦公)有很大差別,主要是花了更多時間與團隊視像通話,加強溝通以彌補各自工作引起的誤會。

平日的我比較喜歡有更多私人空間,不過在這特殊時期,同事們不論獨自在家,抑或跟父母、兄弟姐妹、配偶和子女長時間相處,都可能面對不同程度的焦慮,產生孤立感和不安。利用通訊科技,通過一對一視頻會議提供了沒有緊密接觸的聯繫,多加觀察和聆聽同事的需要,可以防止士氣低落的感覺。同理心是至關重要的工具,增強溝通意識並尊重大家面對不同處境。

促成更靈活工作環境是大勢所趨,無論是高昂租金成本、跨地域跨時區的合作需要、發達經濟體的人口變化,抑或僱員生活需要有更大自主空間作安排等因素,都有利發展更有彈性的互動工作安排。疫情總會有受控的一天,相信只會有愈來愈多工種和行業考慮自身工作文化是否適合更有彈性的工作空間。

不然,我們還是可以藉此機會在心理和技術上下工夫,完善遙距協作環境的安排。作為公司管理層和互動團隊,我們準備好迎接彈性工作模式帶來的機遇和挑戰嗎?

香港科技大學工商管理碩士校友會會員

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