2020年3月16日
什麼是WFH和WFA?
WFH即Work From Home,意思是家居工作;至於WFA,即是Work From Anywhere,在任何地方都可辦公。
香港自確診第一宗新冠肺炎起,港人每天過着惶恐的日子,四出奔波勞碌買口罩、酒精搓手液、米、廁紙,在疫情發生的第一個月內,上述情況基本上變成香港人日常生活的一部分,每天都為此費煞思量。
在疫情中曾出現一個可愛而尷尬的話題──「行山銀行」。一班年輕員工在家工作,可能百無聊賴,遂相約行山解悶,並把合照放上社交媒體,鬧出一宗社會熱話,亦帶出了WFH這概念的實際可行性。我想透過這個案例和大家研究一下,若果日後香港的社會運動不絕、不同的疫情持續出現,各位老闆和高管應該如何營運公司?是否應該現在就開始去準備?
事前四項準備
首先,不要局限WFH的工作環境只是指家居,將來要準備的是WFA(Work From Anywhere),就是無論你或同事們身在何方,在香港的公司、家居、咖啡室、客人的寫字樓,或在中國、歐洲、美洲,當需要工作時能否得心應手?要如何檢視公司是否準備就緒?我現在所說的準備就緒,不單是指老闆和高管,而是所有員工。以下是一些要考慮的要點。
一、紙張文件︰如果公司目前還需要紙張去運作一些跨部門的工作流程,已經不符合WFA的基本條件。例如營業員和客戶簽了合約後,這些紙張合約要交予另一個部門處理,再把資料輸入到系統。我們可以把這些工作流程電子化,以增強公司的流動能力。
二、公司電話︰無論是公司的熱線電話,或同事的枱頭電話,總括來說如果沒有職員在公司,我們就不能接聽來電。「雲端電話」就可以解決以上問題,只需在電話應用程式上接聽,流動性非常高。
三、同事用的電腦︰現時仍有不少後台支援(Back Office)的同事使用枱頭電腦,基本上他們離開公司後,就不能處理公司事務。手提電腦的設計主要給同事在雲端上使用,如果公司的系統和資料存放在雲端,他們的使用可說是無間斷了。
四、公司系統︰現在很多公司都把系統安裝在公司內,例如公司的ERP和CRM及其伺服器,亦沒有開放權限予大部分同事使用,因為擔心資訊暴露。但現今的雲端服務毋須購買伺服器和軟件系統,都可在雲端上以月費形式使用,安全性十分高,亦可把公司資料在雲端作備份,相對在自己公司做備份安全得多。
若要在往後的日子裏讓公司運作安枕無憂,就要由當下開始做準備了。
作者為柯尼卡美能達商業系統(香港)有限公司董事長
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