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2017年11月10日

管理新思維

企業變革新思維

統籌:陳志輝(中大EMBA課程主任)

主持:陳志輝、程潔明

嘉賓:麥鄧碧儀(香港生產力促進局總裁)

陳:陳志輝   程:程潔明   麥:麥鄧碧儀

 

程:香港擁有豐富的人力和財務資源,但到底要如何提高它的生產力呢?今年正值生產力促進局踏入50周年,先請麥太簡介這個機構吧。

提升香港的生產力

麥:50年前香港的工業發展漸見雛形,政府遂於1966年成立了貿易發展局協助廠商到海外尋找生意,但即使找到客戶,這些廠商所從事的仍只屬簡單工序,只能以低價擊退其他競爭對手,難以持續經營。這時政府便決定進一步協助廠商提升技術和管理能力,便於1967年成立生產力促進局,帶領業界掌握最新的科技和知識。

陳:具體要怎樣落實這項使命?

麥:例如當年香港盛行「穿膠花」這項工業,但因注塑技術未達水平,產品常有瑕疵。我們遂引入了相關技術和機器,教導廠家使用,提升成品質量,媲美世界最高水平。

陳:那你們怎樣學會這些技術?

麥:我們派同事到海外學習,學成歸來便把技術轉移給本地廠家。除了產品製作技術,我們又引入了ISO(國際標準認證)等管理技術。當時本地業界也負擔不起這些管理顧問服務費用,故我們是免費傳授。上一輩的同事憶述,當年他們親身前往工廈,挨家挨戶說能夠提供協助。廠家發現當中的技術的確有用,也會前來上課,當時機構可說是聲名鵲起。

程:當同事在工廈推廣這些新知時,廠家是欣然接受,還是有所抗拒?

麥:最初廠家確有猶疑,但同事能一語道破生產過程的「痛點」,而又能提供相關的解決方案,因而能取信於他們。除了解決問題,我們的同事還不斷帶領廠家到海外視察最新技術。因此生產力促進局與業界其實已建立了源遠流長的關係。不過當初我們獲政府全額資助,遂能提供免費服務;然而隨着生產力促進局逐漸壯大,政府的資助也逐步遞減,直到今天只剩三成,所以我們今天的顧問服務也要收回成本費用,只是當中不會牟利。

找出機構的患點所在

程:麥太在2010年加入生產力促進局,那時你認為機構有哪些改善空間?

麥:此前我從事資訊科技行業已有30年,職至CIO(資訊總監)。也許是職業病發作,甫踏進一家公司,我就會去分析它的問題所在,然後嘗試利用資訊科技對症下藥。管理一個機構也一樣,我要找出問題的根源。我經常跟同事說:解決問題要從源頭開始。最壞的是明知有問題卻視而不見,繼續做下去,到差不多完成才找方法解決,那就要困難得多。

陳:你提過「痛點」,這令我想起「患點」。學生上課時昏昏欲睡,那是痛點。但為何他會精神不振?可能他生病,可能他遲睡,可能課堂不夠吸引,我們要找出背後的理由,那才是患點。你正要找出患點。

麥:記得我初加入時,朋友紛紛質疑。那時坊間以至同事對機構有點負面看法。第一天上班時,我在Town Hall Meeting(全體集會)裏與600多名同事初次會面,我第一句話就是,現在機構的招牌被淋上紅油,我要把這些紅油抹掉,令招牌重現光芒。生產力促進局其實擁有優秀的團隊和技術,只是因為少許的負面因素,令團隊感到迷失方向,失去自信,甚至有如驚弓之鳥,什麼都不敢做。我要與大家一起把這些因素抹掉。

要展開變革,首先要定下方向。那並非由我一人發號施令,我請當時的管理團隊成立一個工作小組,來思考機構的策略,再提交理事會審批。他們要進行資料搜集、環境審視和腦震盪,找出機構將來的目標,以及現時與目標之間的差距,當中要怎樣填補。最後我們訂立了5年策略、使命和願景。

維繫員工的歸屬感

陳:我相信你在機構裏定必有兩三項代表作,才能令大家心悅誠服。可否給我們介紹?

麥:剛上任時我就發現要進行招標,進行生產力大樓基本的維修管理和保安工作。我就感到奇怪,明明從事這些工作的都是我們的員工,為何還要公開招標?這才發現不知在哪個年代把這些員工分拆成為一間管理公司,據說這樣他們便可以接外面的生意。然而發展下來,單是大樓的事已令他們應接不暇。另一方面,審計署則指我們不應每年均交由同一間公司負責,要求公開招標。這些招標過程往往耗時3至6個月;而萬一員工所報的價錢高於外界,我們就惟有改為跟價低者簽約,那這班同事怎麼辦?是以他們總是憂心忡忡,還要每半年擔心一次,那樣就很難有投入感。倒不如把他們重新合併到機構之內。當時也有人反對,說outsource(外判)正是潮流,怎麼我反過來insource(內包)?亦有人指出種種不可行的理由。我花了4星期與他們分析,把所有疑慮一一消除,終能達成共識。

陳:只有非核心業務才適合外判,而這些同事已在機構工作多年,本來就是機構的核心之一,並非外人。

麥:是的,大樓是屬於生產力促進局的,他們對大樓的每一個角落都一清二楚,假如是外判者,來到大樓恐怕也辨不清方向,很快就迷途了。這件事能穩定軍心。當時這些同事根本不敢自稱是生產力促進局的一員,我覺得很可悲,他們無法對公司引以為榮。

硬件、軟件、評核全面更新

陳:我知道你還提出多項策略,助同事重拾信心。

麥:在2010至2013年,我着力固本培元,重建同事的自信心。我們的技術應該比業界領先一步,才有資格教別人。可是我檢視機構的硬件,發現機器都用上十多二十年,比服務對象還要遠遠落後。雖然那能節省金錢,但卻無法贏得受眾的信心。而當我們投資了新設備,業界也能借用,是服務的一環。我敢說今天生產力促進局的設備均非常先進。

軟件方面,同事的技術其實相當不錯。但香港始終只是彈丸之地,自2011年,我開始帶同事到海外尋求研發的合作夥伴。首站是工業大國德國。有同事說總裁並不懂得工業科技,為何要親自啟程。我說我是幫大家開門,對方接待時會看參訪名單,假如總裁親往,對方自然會視之為較具誠意,願意展示他們的真材實料。

有一次我們到訪一家名牌大學,學習污水處理。我有一位同事正是專家,對方的教授最初談得有點漫不經心,豈料同事跟他說起香港污水處理採用的技術,那位教授突然雙眼發亮,與同事熱烈交流。這一刻我十分感動,其實同事有能力,只是欠缺一個發揮的機會。

此外,我們是法定機構,外界總有人認為同事「做又36,不做又36」。是以我完善了員工的表現評核制度,薪酬調整亦與表現掛鈎,與政府的體制截然不同。

心滿意足的七年經歷

陳:經過麥太7年努力,生產力促進局已更上層樓。但我亦聽聞你即將退休了。

麥:是的。過去7年我很高興能夠把畢生所學發揮得淋漓盡致,而且也深感榮幸,能夠作為生產力促進局這個優秀團隊的一份子。我深信憑藉我們堅實的業務基礎和革新策略,生產力促進局將繼續成為香港業界可堪信賴的合作夥伴。我們會與業界攜手並肩,面對營商環境的種種轉變和挑戰。而我亦在機構裏累積了寶貴的公共服務經驗,加上昔日在私人機構所建立的廣闊網絡,我相信我稍事休息後,未來會在其他未必受薪的工作崗位繼續服務社會。

整理:謝冠東

 

《管理新思維》節目由中文大學行政人員工商管理碩士課程(EMBA)與香港電台合辦,星期日下午2時至4時在FM92.6香港電台第一台播出。

EMBA網址:http://www.cuhk.edu.hk/emba/

節目預告:11月12日題目:紅頂商人胡雪巖,嘉賓:知臨集團首席執行官及創始人禤駿遠。

 

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