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2017年7月5日

葉卓雄 我要做MD

呼籲是沒有意義行為

相信很多管理層都有用過「呼籲」這種管理手法,目的都是希望同事明白和接受公司的要求或指令,可惜的是,十居其九的「呼籲」結果都讓人失望。

在公司裏我們每天都有大大小小的「呼籲」。在會議上,我們呼籲同事開會後把燈和冷氣關掉;在洗手間,呼籲同事要珍惜用水和保持廁格清潔;在茶水間,呼籲同事不要把食物堵塞在洗手盆內;在寫字樓的工作間,也呼籲營業員要在見客之後把資料輸入系統;在營業部門裏,我們又呼籲營業員要推銷這些推銷那些。一天裏,總是有數不盡的呼籲,但又有多少能夠確切地完成呢?這實在是令很多管理層和老闆感到吃力,甚至氣餒。

在我的管理生涯中,我已經作了一個判斷, 就是「呼籲是沒有意義的東西」。我自己都曾經做過很多呼籲,但事後檢討,發覺沒有什麼呼籲是真正能夠做到其效果。最後我自己檢討了多遍,結論是其實公司裏大大小小的問題,都需要配合一個行動計劃去處理,我們才能解決問題。這些問題可以分為兩個層面:一次性及重複性。

行動更實際

一次性,即是用一個方案就能把事情解決或減少到可接受的情況。一次性可以解決的問題,只需要想出一個方法或者一個制度就可以完全處理或處理大部分的問題。

去年,我去探訪一位內衣製造商的老闆娘,她告訴我以前公司的同事每天都花很多時間在互聯網上瀏覽與工作無關的東西,她因而出了多次呼籲,但是都沒有什麼效果。最後她想出一個辦法,就是把公司內所有的辦公室屏風全部拆掉,令所有工作間變得十分開放。自此之後,同事們就專心工作,大大減少上網瀏覽與業務無關的東西。

老闆娘滿意地對我說,在這一年她的生意額提升了30%。其實這就說明了呼籲是沒有意義和不能達到效果的方法,我們作為管理層或老闆,必須要想出一個方法來解決問題,否則只會成為「無牙老虎」。

另外,重複性的問題或一些長期要跟進的問題,我們就要用PDCA的方法去處理。PDCA(Plan-Do-Check-Act) 就是「計劃、執行、檢討、行動」,這是一個循環系統,例如我們在銷售一個產品前,我們會制訂一個計劃,然後指令營業員去執行這個計劃,可能經過一個季度後,我們就要檢討究竟之前定下的計劃效果是否達到原來的目標,不論達標與否,我們都需要把原先計劃加以修改,令其盡善盡美,再立即實行修改後的計劃。

PDCA在公司的大小事情上都可以用得着,但最重要的就是有一班可靠的同事去維持這個系統,才能見效。

對管理者而言,當然沒有可能完全放棄呼籲這個方法,但我希望大家培養出一種習慣,就是在呼籲之前,你已經想好一個方法或一個行動來處理這個問題,不要再單純地相信呼籲的威力,這是吃力而不討好的行為,還會令同事覺得自己婆婆媽媽,倒不如用一個有效的方法去解決問題,達到強政勵治的管理效果。

作者為柯尼卡美能達系統(香港)有限公司董事長

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