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2015年10月31日

雲裡飛 大中環

按下「發送」鍵前

下班去看了一部電影,情節中有一幕關於女主角無意地發錯電郵,覆水難收,想盡方法也不能把已送出的電郵收回來,網絡專家幫不上忙,電子神童也無計可施,最後只能用傳統方法,鋌而走險,派人潛入對方的書房打開電腦,乾脆把電郵刪除,一了百了,過程中笑料百出,惹得哄堂大笑。

電影中的橋段雖然略為誇張,但卻引起了很多觀眾的共鳴。一天到晚都窩在辦公室,八、九成的工作都是通過電郵完成,忙中一定有錯,不少人都有發錯電郵的經驗。電郵發出了,就像火車已從月台開出,錯或對都只會一直前行,不會回頭。

發現送錯電郵的那一刻,心臟彷彿停止跳動,定一定神,重新確定是否真的發錯電郵。確認了,頸後突然來了一陣涼風,心臟跳動開始加快,眼前一白,發冷出汗,出錯的後果浮現在腦海中,自言自語,嘗試叫自己冷靜下來,腦中不斷出現各種千奇百怪的「補救」方法。急起來,還天真地向身邊的同事問:「發出的電郵可以收回嗎?」所有的反應和思考都在60秒內發生。

發錯電郵可大可小

發錯電郵可能是辦公室內最多人犯上的錯誤,弄錯收件人的電郵地址,寫錯收件人的名字,把錯的文件附上並發了出去,錯誤天天都在發生。千萬別小看這些錯誤,這些錯失極有可能導致處分和業務損失。

人力資源部的員工把薪酬資料發送到錯誤的電郵地址,銀行職員把內部客戶資料發送到錯誤的收件人名單,上市公司的財務資料在未公布前發送到各大傳媒機構等,企業把訊息發給所有客戶卻沒有使用「密抄」功能。以上這些事故都曾發生在筆者周遭的人身上,屬於電郵錯誤中的「死罪」,就算死罪可免,但活罪也難饒,懲罰可以很重。

在現實當中,跟電子郵件相關的「錯誤」還有很多,這些「錯」既開罪別人,也嚇壞自己。

「蒲錯頭」是另一種在電郵世界中常犯的錯誤。對方把訊息「密抄」(BCC) 給你,鹵莽的你沒有好好注意自己的隱藏身份,突然「蒲頭」,向發件人和所有「見得光」的收件人回覆,大發偉論,自己卻懵然不知,直至有心人「提水」,才發覺自己出賣了發件人,這時候各位收件者和被抄送的都以沉默作回應,「原來你都喺度」!這句話,大家都不用說出口了。

既然電郵世界危機處處,下次按下「發送」鍵前,還是要停一停、諗一諗好了。

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