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2018年7月19日

金鈴 鈴感日記

開會能否不費時?

昨天理髮,髮型師見我雙目無神,問我工作了一整天是否很忙。我疲憊地回答:開了一天會。他感嘆:開會實在很浪費時間。

外國研究顯示,約九成人都承認每日浪費工作時間,真正工作的時間只佔整體時間六成甚至更低,5天工作中,僅有3天是在真正工作。我們日常工作中,最佔用時間的是檢查及回覆電郵,其次是開會。大部分管理層每個月平均會開60次以上大大小小的會議。

既然開會是不能避免,如何捷進會議成效,就是我們能否成功管理時間的關鍵。蘋果廣告創意總監Ken Segall在其著作Insanely Simple: The Obsession That Drives Apple's Success中曾提及喬布斯開會的往事。

他定下三大規條:一、「參與會議的人數愈少愈好。」原因是他認為邀請太多人與會,難以得出效率討論。例如,開一個管理會議,實在沒必要叫剛入職一星期的新手員工出席。即使他需要負責其中一項,只要告訴他執行細節便是。二、「確保一人負責一項會議議程。」我覺得,這想法類似醫院裏的Subject Officer,以「問責思維」速成議案落實。如此,在會議上討論的項目,都由一名參加會議的員工負責,如此,其他員工便知道若有要事應該聯絡誰人。三、「不用Power Point。」喬布斯每逢星期三的下午,都會與市場推廣團隊開會。會議議程較少,禁止幻燈片。他認為大部分人用幻燈片滙報,而不思考。解決問題,不是靠演講,更不是拋出一大堆幻燈片,而是透過溝通打破框框。

 

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